Montag, 19.08.2019
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Aufbewahrung betrieblicher Unterlagen: Mögliche Vernichtung ab 1.1.2007

Nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen 6 bzw. 10 Jahre lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem beispielsweise die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt, das Inventar aufgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind. Das Handelsgesetzbuch sieht allerdings eine Erleichterung vor. Demnach können alle Unterlagen - mit Ausnahme von Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und Zollanmeldung - auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn gewährleistet ist, dass:

  • dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und
  • sowohl die Daten mit den Unterlagen übereinstimmen als auch
  • die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind.

Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Nachstehend aufgeführte schriftlich und elektronisch erstellte Geschäftsunterlagen können ab dem 1.1.2007 vernichtet werden:

  • Anlagevermögenskarteien, Bewertungs- und Bewirtungsunterlagen oder Kassenberichte,
  • Geschäftsbücher mit letzter Eintragung in 1996 oder früher,
  • Jahres-, Konzern-, Zwischenabschlüsse, Eröffnungs-, Handelsbilanzen, Lageberichte und Inventare sowie Jahresabschlusserläuterungen, die 1996 oder früher aufgestellt wurden. Hierzu zählen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege), Kostenträgerrechnungen oder Kontoauszüge aus 1996 oder früher,
  • Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich), die 1996 oder früher erstellt wurden,
  • Kopien der Ausgangsrechnungen und die Originale der Eingangsrechnungen bei Zugang bis Ende 1996 gemäß den gesetzlichen Regelungen des Umsatzsteuergesetzes,
  • Lohnkonten gemäß den einkommensteuerrechtlichen Vorschriften und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 2000 und früher,
  • Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres,
  • erhaltene Handels- oder Geschäftsbriefe im Original und versendete in Kopie, die im Jahr 2000 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Geschenknachweise, Mahnvorgänge sowie Handelsregisterauszüge aus 2000 oder früher.

Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Der Zeitpunkt der Vernichtung richtet sich daher nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.

Hinweis: Vor der Entsorgung ist jedoch in jedem Fall zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.

Eingestellt am: 05.03.2007